Sembang ICT 76: Cara selamat kongsi fail rahsia. Utusan Malaysia. 25 Jun 2012.

Diskusi ICT 75




Kami sebuah syarikat kecil banyak menggunakan aplikasi teknologi maklumat yang disediakan oleh pihak Google di internet seperti perkhidmatan e-mel, aplikasi Google Docs dan sebagainya. Apakah cara penggunaan yang selamat terutama untuk perkongsian fail yang rahsia dan sebagainya dalam penggunaan aplikasi Google ini?



Ujang, Kuala Pilah.



Tahniah saya ucapkan kepada tuan kerana berani mencuba sesuatu aplikasi komputer yang baru. Aplikasi komputer Google atau lebih dikenali sebagai Google Apps menyediakan satu alternatif kepada masyarakat umum dan perniagaan untuk menggunakan pelbagai aplikasi komputer secara percuma atau pada kos yang rendah menerusi internet seperti aplikasi e-mel, lembaran kerja, pemproses kata dan sebagainya.



Namun begitu, penggunaan yang betul dan selamat bagi kesemua aplikasi yang disediakan sangat penting kerana ia bersifat umum di mana sesiapa sahaja boleh mencapainya di internet. Jadi, seterusnya akan dibincangkan beberapa langkah yang boleh diambil untuk penggunaan aplikasi Google Apps dengan selamat terutama sekali untuk perkongsian fail bagi sekumpulan orang dalam sesebuah organisasi.



1. Aktifkan penggunaan pengesahan akaun Google dengan cara pengesahan dua faktor. Ia merupakan konsep keselamatan yang mempunyai dua lapisan kemasukan iaitu pengguna perlu memasukan kata kunci atau kata laluan sebanyak dua kali iaitu kata laluan yang diketahui dan kata kunci yang akan dihantar menerusi sistem pesanan ringkas di telefon bimbit pengguna. Ia boleh dicapai di Google Apps Control Panel > Advanced Tools > Authentication > Two-step verification.



2. Pastikan tahap capaian yang betul diberikan kepada pengguna atau ahli kumpulan yang betul terutama untuk kawalan aplikasi atau fail sebagai pentadbir. Ia boleh dicapai di Control Panel > Domain Setting > Admin Roles.



3. Bekukan akaun pengguna yang menjadi ahli kumpulan serta-merta sebaik sahaja pengguna tersebut menarik diri daripada kumpulan kerja atau perbincangan dalam sesebuah organisasi. Harus diingat, bekukan akaun bukan bermaksud membuang akaun tersebut tetapi ia bermaksud menyahaktifkan akaun tersebut dalam sesebuah kumpulan. Ia boleh dicapai di Organization & Users > akaun pengguna > Suspend User.



4. Lihat kembali dan betulkan semula fungsi perkongsian yang dikonfigur untuk setiap pengguna dalam sesebuah kumpulan bagi sesebuah organisasi. Ini sangat penting Sebagai pentadbir kepada kumpulan pengguna Google Apps, perlu dipastikan ia dikonfigur dengan betul dan sesuai.



5. Hadkan fungsi konfigurasi kepada pemililk Google Group dalam ruang kerja Google Apps sesebuah organisasi. Ia boleh dicapai di Control Panel > Settings > Google Groups for Business Settings.