Sembang ICT 78: Buat borang guna Microsoft Word. Utusan Malaysia. 16 Julai 2012.

Diskusi ICT 78




Bagaimanakah cara untuk menghasilkan borang yang baik dengan menggunakan Microsoft Word?



Aying, Kuala Perlis.



Terima kasih. Terlalu banyak kaedah yang boleh digunakan untuk menghasilkan suatu borang yang baik dengan menggunakan aplikasi pemproses kata seperti Microsoft Word, Star Office, LibreOffice dan lain-lain. Di sini saya memberi beberapa panduan umum yang antara terbaik untuk menghasilkan sebuah borang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word 2007.



1. Perkara pertama adalah sangat perlu untuk mereka bentuk borang tersebut dan ia perlu bersesuaian dengan keperluan data yang dikehendaki. Perlu dipastikan tujuan borang itu diwujudkan dan data-data yang diperlukan di dalamnya.



2. Bina kerangka borang secara umum dengan menggunakan Microsoft Word atau dikenali juga sebagai shell. Ia mempunyai label-label data seperti nama, nombor kad pengenalan dan lain-lain berserta dengan tajuk bagi borang tersebut.



3. Simpan kerangka borang yang dibina dalam Microsoft Word sebagai template dengan klik butang Save As, pilih menu Trusted Template dan pada ruangan sebelah Save as type, pilih Word Template (*.dotx). Namakan fail anda dan klik butang Save.



4. Paparkan tab Developer pada aplikasi Word kerana fungsi ini tidak dipaparkan secara biasa. Klik pilihan Quick Access Toolbar (QAT) dan pilih menu More Commands. Pada bahagian kiri tetingkap yang dipaparkan, klik Customize Ribbon. Pada satu senarai di sebelah kanan di bawah menu Main Tabs, Pilih item Developer. Seterusnya, klik OK. Dalam aplikasi Word, klik butang Office dan klik Word Options. Pilih item Popular di bahagian kanan dan pilih pilihan Show Developer Tab In The Ribbon.



5. Seterusnya tambahkan kekotak teks mengikut reka bentuk borang yang dibina. Bagi mengawal kemasukannya, gunakan fungsi pada tab Developer. Pada menu kumpulan Controls, pilih menu, Plain Text Content Control.



6. Tambahkan pemilih tarikh ke dalam borang. Bagi kawalan yang baik bagi jenis medan ini, gunakan fungsi Date Picker content control dalam aplikasi Word.



7. Tambahkan kekotak senaraian kepada mana-mana yang perlu dalam borang tersebut. Kawalan yang sama untuk jenis medan, gunakan fungsi Drop-Down List content control.



8. Setelah borang tersebut siap dihasilkan, ia perlu dilindungi dari segi pengubahsuainya yang tidak perlu. Jadi, pada tab Developer, klik menu Restrict Editing dalam kumpulan Protect untuk membuka fungsi Restrict Formatting And Editing. Bagi aplikasi Word 2007, klik menu Protect Document dan pilih fungsi Restrict Editing And Formatting.



Bagi langkah kedua, pilih menu Allow Only This Type Of Editing dalam Document di bawah menu Editing Restrictions. Seterusnya, pilih menu Filling In Forms. Klik pada butang Yes, Start Enforcing Protection. Kemudian, aplikasi Word akan meminta kata laluan. Sekiranya tidak perlu kepada kata laluan, klik butang OK dengan ruangan kata laluan dibiarkan kosong. Simpan fail tersebut.



Akhir sekali, borang tersebut boleh diedarkan, digunakan, disimpan dan dicetak. Adalah perlu untuk menyediakan panduan penggunaan dan penyimpanan borang tersebut kepada para pengguna atau orang ramai. Pembinaan borang elektronik yang baik, mudah dikawal dan tidak berubah-ubah perlu direka bentuk dengan baik dan dihasilkan dengan menggunakan kaedah template.